Datenschutzordnung des FSV Waldbrunn e.V.

Präambel

Der FSV Waldbrunn e.V. verarbeitet automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins).
Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen (DFBnet Verein, DFBnet Finanz, MS-Programmen) als auch nicht automatisiert, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt (Internetseite des Vereins, Fussball.de, FuPa.net, Facebook u. a.). In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen (z. B. Mitglieder, Beschäftigte, Übungsleiter, Webseitenbesucher). Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

  1. Nach dem Beitritt verarbeitet der Verein im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Geschlecht, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag. Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben und im Rahmen der Mitgliederverwaltung verändert, ergänzt oder ggf. gelöscht.
  2. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Spielerpass, Lizenzen) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen. Die Weiterleitung personenbezogener Daten der Mitglieder an übergeordnete Verbände (insbesondere Deutscher Fußball-Bund, Badischer Fußball-Verband, Deutscher Olympischer Sportbund, Badischer Sportbund, Fußballkreis Mosbach) erfolgt grundsätzlich nur im berechtigten Interesse des Vereins und des übergeordneten Verbandes. Übermittelt werden dabei in der Regel nur Anzahl, Altersgruppe und Geschlecht der Mitglieder, für besondere Zwecke Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht und die ausgeübte Sportart.
  3. Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an das Kreditinstitut weitergeleitet, bei dem der Verein das Vereinskonto unterhält.
  4. Personenbezogene Mitgliedsdaten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, die laufend an die aktuellen Verhältnisse angepasst werden, vor der Kenntnisnahme unbefugter Dritter geschützt.

§3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Rundschreiben (postalisch und E-Mail), in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
  2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden (z. B. für Spielerpass-Online, Fußball.de, FuPa.net, Internetseite des Vereins), erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen bzw. eines gesetzlichen Vertreters.
  4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Schriftführer/der Schriftführerin und dem Kassier/der Kassiererin zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Der Schriftführer stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern, die nicht der Förderung des Vereinszwecks dienen, dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
  3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches die Daten benötigt, hat vorher schriftlich eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach deren Verwendung vernichtet werden.
  4. Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein tätigen Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als den zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der Personen aus dem Verein bzw. über eine Beendigung der Tätigkeit hinaus.

§6 Kommunikation per E-Mail

Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die über die Anzahl einer jeweiligen Abteilung/Gruppierung hinausgehen und die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden, sofern seitens des Mitglieds keine Einwilligung für eine Weitergabe seiner E-MailAdresse an andere Mitglieder des Vereins vorliegt.

§7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. Sie haben darüber eine schriftliche Erklärung abzugeben.

§8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, und auch keine sonstigen Gründe vorliegen hat der Verein derzeit keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Sollte zu einem späteren Zeitpunkt die Benennung eines Datenschutzbeauftragten notwendig sein gilt folgendes: Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

§9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

  1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein in Form einer vereinseigenen Internetseite (www.fsvwaldbrunn.de). Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem vom Verein beauftragten Administrator/Webmaster. Änderungen dürfen ausschließlich nach Weisung oder Genehmigung des Vorstands nach § 26 BGB durch den Administrator/Webmaster vorgenommen werden.
  2. Der Administrator/Webmaster ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
  3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook u. a.) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands nach § 26 BGB. Diese kann zeitlich unbegrenzt bis auf ausdrücklichen Widerruf erteilt werden. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand nach § 26 BGB weisungsbefugt ist.
  4. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vorstand nach § 26 BGB1. Vorsitzenden, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
  5. Die Datenschutzrichtlinien für den Internetauftritt im Besonderen sind auf der Internetseite des Vereins einsehbar.

§10 Rechte der Mitglieder

Den Mitgliedern stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:

  • Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend Art. 15 DSGVO.
  • Sie haben entsprechend. Art. 16 DSGVO das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.
  • Sie haben nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.
  • Sie haben das Recht zu verlangen, dass die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern.
  • Sie haben ferner gem. Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Widerspruchsrecht

Sie können der künftigen Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.

§11 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

  1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt. Diese Verpflichtung besteht auch über das Ausscheiden aus dem Verein hinaus.
  2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§12 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 07.06.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Internetseite des Vereins in Kraft.

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